“Електронний апостиль» – перспективний державний електронний сервіс

Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (далі – проставлення апостиля) з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472 (далі – Правила). 

Порядком визначено перелік відділів державної реєстрації актів цивільного стану, які приймають заяви на проставлення апостиля. В нашому регіоні мають право приймати заяви на просталення апостиля відділи ДРАЦС Славутського МРУЮ, Нетішинського МУЮ, Ізяславського РУЮ. 

Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі – Реєстр). 

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. 

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів. 

За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством (51,00 грн — для фізичних осіб, 85,00 грн — для юридичний осіб). 

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів. 

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття. 

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, крім випадку надходження заяви поштовим зв'язком, та подає:
– оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
– документ про оплату послуги з проставлення апостиля. 

У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У такому випадку заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною посадовою особою виготовляється копія та долучається до поданої заяви. 

У разі коли заява про проставлення апостиля надіслана поштовим зв’язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, повинна бути засвідчена в установленому законодавством порядку.
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти- сироти у разі проставленння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян. 

Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля, крім випадку звільнення від сплати. 

Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів, виданих органами юстиції, судами або оформлених нотаріусами України. 

Кількість таких документів, поданих разом із однією заявою, не обмежується.
У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів. 

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України. 

За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. 

Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру. 

За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до Правил візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов’язковим прикріпленням штампа апостиля марки апостиля. 

Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві. Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником. 

Про отримання документів з проставленим апостилем заявник або інша особа якій доручено отримати документи, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи,подані для проставлення апостиля. 

У разі відмови у проставленні постиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не звертається. 

Реквізити для оплати послуг з проставлення апостиля
Банк отримувача: ГУДКСУ у м. Києві;
Код банку отримувача: 820019;
Одержувач коштів: ГУК у м. Києві;
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783;
Рахунок отримувача: 33214879700001;
Призначення платежу: за проставлення апостиля, код платежу: 22012500
51,00 грн — для фізичних осіб
85,00 грн — для юридичний осіб.

 Головний спеціаліст відділу державної
реєстрації актів цивільного стану О.О. Шуленіна